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Contabilidad Electrónica - Gastos de viaje - Impactos en la afectación contable

Por Mario Pérez Villeda

Introducción

De acuerdo al requerimiento del SAT, la contabilidad electrónica deberá de ser presentada de manera mensual, sin embargo en la reclamación de saldo a favor, se requerirá por parte de la autoridad la información de las pólizas contables.

 

Los gastos de viaje, tienen un impacto en las cuentas de gastos de egresos, en donde adicionalmente se deben de especificar los gastos deducibles y no deducibles.

 

 Impactos fiscales en los gastos de viaje

De acuerdo a la ley del impuesto sobre la renta en su artículo 29 y 32 fracción V, se definen los gastos deducibles y no deducibles

 

Deducibles

No deducibles

Hospedaje

Extranjero hasta 3,850 MXP por día

Alimentación

Después de 50 km de la empresa

Transporte

 

Uso temporal de automóviles

Mayores a 860 pesos diarios

Pago de Kilometraje

Mayor a 95 centavos por kilometro

 

 

¿Que tipo de gastos son comunes en la empresas?

Cuando se realiza la afectación contable de los diferentes tipos de gastos, en la contabilidad se tienen diferentes tipos de gastos que impactan a las compañías, como pueden ser:

 

  • Anticipos, es la erogación previa a la comprobación
  • Reembolsos, cuando se realiza el viaje y existe saldo a favor
  • Tarjetas corporativas, se utiliza el crédito del banco 

 

En las diferentes áreas de la empresa, pueden realizarse partidas para los gastos de manera anual y esta pueden estar definidas por un presupuesto

 

¿Que tan conveniente es tener un presupuesto para los viáticos?

Tener un mejor control de los gastos previstos por concepto y que a su vez se pueda limitar por rubros.

 

Por ejemplo:

Convención anual:

Presupuesto 1,000.00, de los cuáles se desglosan por rubro

 

Alimentos                               200.00

Transportación                      200.00

Hospedaje                              600.00

 

De ahí se podrán definir, cuáles son los deducibles y no deducibles. Se podrá tener una autorización por jerarquías en caso de exceder el presupuesto

 

Control de los gastos

Para determinar los gastos de viaje que deberán de integrarse en la contabilidad, debe de existir una comprobación de las facturas que se estarán pagando.

 

Es importante que los comprobantes, cumplan con los requerimientos fiscales establecidos por el SAT. En este caso los CFDI´s.

 

Impactos de los comprobantes en la contabilidad electrónica

De acuerdo a las erogaciones realizadas, es de gran importancia la relación de las facturas que se integran en los gastos de viaje, y que afectarán a la cuenta de gastos.

 

Como lo define el SAT, se debe de integrar en la póliza contable, la información siguiente:

  • La cuenta
  • El importe
  • Los comprobantes, que podrán ser nacionales y/o extranjeros

 

Para el caso de los comprobantes extranjeros, no se tiene un XML, por lo que es importante también relacionar la información con los siguientes datos en la póliza contable:

 

En cada póliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación:

 

Comprobante de Origen Nacional

  • UUID
  • RFC
  • Monto Total
  • Moneda
  • Tipo de Cambio


Comprobante de Origen Extranjero

  • Número de Factura
  • TAXID (Opcional)
  • Monto
  • Moneda
  • Tipo de Cambio 


Impactos internos en las empresas

Con este proceso de los gastos de viaje es común encontrar algunos impactos que pueden afectar la afectación de las pólizas contables y por ende la devolución o compensación de saldo a favor.

 

  • Gastos de viaje sin comprobar por más de 2 semanas
  • Anticipos que siguen vivos porque no existe una comprobación
  • Cuellos de botella en la Gestión de los proceso de aprobación, comprobación y afectación contable
  • Comprobaciones de gastos sin las facturas correspondientes
  • Facturas duplicadas en otros gastos
  • Facturas no validas a nivel fiscal
  • Proceso de verificación de cada comprobación, lo que impacta en el proceso contable

 

 

Soluciones

Para agilizar el proceso de los gastos de viaje, es importante contar con una gestión que les permita agilizar el proceso de los gastos de viaje, como son:

 

  • Requerimiento del viaje
  • Aprobación del viaje
  • Deposito o transferencia de los anticipos o reembolsos
  • Comprobación más ágil en el registro de los viáticos
  • Integración con la contabilidad en las diferentes cuentas

Más información: 

Gastos de Viaje

Formas de Contacto:

Web Site

E-Mail:
cfd@facturasat.com




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