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Gastos de Viaje en SAP

Mario Pérez Villeda

La integración de Gastos de Viaje en SAP, se puede realizar mediante una configuración de manera estándar en donde se puede controlar la siguiente información de los siguientes requerimientos:

  • Requerimiento de Viaje
  • Aprobación del Viaje
  • Comprobación de Gastos
  • Afectación al modulo de FI
Conceptos
De acuerdo a los diferentes flujos, se podrá determinar un proceso de gastos de viaje que puede integrar, los conceptos de:
Anticipos (antes de realizar el viaje, afectando a la Cuenta Contable)
Rembolsos (si no existió un anticipo y se realiza la liquidación del gasto, se puede afecta a los centros de costos)

Políticas
Las diferentes políticas internas que se puedan estar realizando para en el proceso de aprobación, se pueden realizar mediante jerarquías y/o grupo de usuarios. 
Validación de los gastos de acuerdo al tipo de gasto, considerando los deducibles y no deducibles. 

Facturas  (XML y/o otros comprobantes)
Con referencia a la comprobación de los gastos, de cada uno de los comprobantes, estos se pueden validar a nivel fiscal, y a nivel del tipo de comprobación, esto se realizar para que no exista el mismo comprobante relacionado a un mismo gasto. 
La información que es valida se resguarda en SAP, integrando la información en SAP para posteriormente se pueda realizar la vinculación con la Cuenta de Gastos y la referencia de las facturas, para el tema de la Contabilidad Electrónica.

Contabilización
La integración de los gastos se puede integrar a SAP al modulo de FI, para realizar la afectación de acuerdo a la definición interna de la compañías. 

Componente Móvil, para extender la funcionalidad de Gastos de Viaje

Empleado
  • Notificaciones sobre el estado del requerimiento del viaje
    • Si esta aprobado
    • Si fue rechazado
  • Si la comprobación fue aceptada
  • Si la comprobación fue rechazada
  • Agregar comprobantes, que se puedan subir mediante una foto desde el dispositivo móvil

    Requerimiento de anticipo
  • Si se realizo el anticip
  • Si los gastos por comprobar tienen saldo a favor o en contra

Aprobador
  • Recepción de los requerimientos de viaje.
  • Si tienen aprobaciones pendientes:
  • Aprobar o rechazar y anotar el texto simple 
  • Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar 
Cuentas por Cobrar
Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar 

Si requiere más información, entre al site:   www.facturasat.com/gastos-viaje.htm





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